Prozess-Check: KI-Potenzial entdecken
Eine systematische Vorgehensweise und Checkliste für jedes Team und jede Abteilung, um Prozesse auf KI-Potenzial zu prüfen – Schritt für Schritt, praxisnah und sofort anwendbar.
Tipp: Drucken Sie diese Seite aus (Strg+P / Cmd+P), um die Checkliste offline im Team durchzuarbeiten.
Der Prozess-Check ist Schritt 1 unserer KI-Strategie in 5 Schritten.
Was kann generative KI gut?
Bevor Sie Ihre Prozesse bewerten, ist es wichtig zu wissen, worin generative KI stark ist. Diese 10 Kernfähigkeiten bilden die Grundlage für die Checkliste.
E-Mails, Berichte, Angebote, Dokumentationen, Marketing-Texte – KI generiert professionelle Texte aus Stichpunkten oder Vorgaben.
- E-Mail-Antworten formulieren
- Angebotstexte aus Leistungsbeschreibungen
- Protokolle und Berichte verfassen
- Stellenausschreibungen optimieren
Lange Dokumente, Meetings, Verträge – KI extrahiert die Kernaussagen und erstellt strukturierte Zusammenfassungen.
- Meeting-Transkripte zusammenfassen
- Vertragsinhalte auf Kernpunkte reduzieren
- Wochenberichte aus Tagesnotizen erstellen
- Rechercheergebnisse verdichten
Dokumente, E-Mails und Webinhalte kontextbezogen in andere Sprachen übersetzen – mit Branchenwortschatz.
- Geschäftskorrespondenz übersetzen
- Technische Dokumentation mehrsprachig bereitstellen
- Website-Inhalte lokalisieren
- Internationale Kundenanfragen beantworten
Tabellen, CSVs und Berichte auswerten, Muster erkennen und verständliche Diagramme erzeugen.
- Umsatzdaten nach Regionen aufschlüsseln
- Trends und Ausreißer erkennen
- Ad-hoc-Reports für die Geschäftsleitung
- Lagerbestände und Nachfrage prognostizieren
Kreative Entwürfe, Kampagnenideen, Produktnamen, Strategieansätze – KI liefert Varianten und Inspiration.
- Marketing-Kampagnenkonzepte entwickeln
- Produktnamen und Slogans vorschlagen
- Workshop-Agenda strukturieren
- Lösungsansätze für Probleme brainstormen
Unstrukturierte Informationen ordnen, Daten klassifizieren und Wissensdatenbanken aufbauen.
- Support-Tickets nach Themen kategorisieren
- Kundenfeedback gruppieren und priorisieren
- Dokumentenablage strukturieren
- FAQ aus häufigen Anfragen erstellen
Informationen zu Themen zusammentragen, vergleichen und entscheidungsreif aufbereiten.
- Markt- und Wettbewerbsanalysen
- Technologievergleiche erstellen
- Rechtliche Änderungen zusammenfassen
- Lieferantenrecherche durchführen
Wiederkehrende Dokumente, Checklisten, Formulare und Standardtexte generieren und anpassen.
- Vertragsvorlagen erstellen
- Onboarding-Checklisten generieren
- Standard-Antwortvorlagen für Support
- Projektplan-Templates aufsetzen
Texte korrekturlesen, Daten auf Plausibilität prüfen und Konsistenz sicherstellen.
- Rechtschreib- und Grammatikprüfung
- Faktencheck bei Dokumenten
- Konsistenz über mehrere Dokumente prüfen
- Barrierefreiheit von Texten verbessern
Massenkorrespondenz individualisieren, Tonalität anpassen und zielgruppengerecht formulieren.
- Newsletter-Varianten für Zielgruppen
- Kunden-E-Mails personalisieren
- Tonalität an Empfänger anpassen
- Follow-up-Sequenzen erstellen
Vorgehensweise in 6 Schritten
So gehen Sie vor: Von der Bestandsaufnahme über die systematische Bewertung bis zum Pilotprojekt. Jedes Team kann diese Schritte eigenständig durchführen.
Prozesse inventarisieren
Erstellen Sie eine vollständige Liste aller Prozesse in Ihrem Team oder Ihrer Abteilung. Jeder Prozess, der regelmäßig durchgeführt wird, gehört auf die Liste – auch wenn er trivial erscheint.
Aufgaben:
- Alle wiederkehrenden Tätigkeiten auflisten (täglich, wöchentlich, monatlich)
- Für jeden Prozess den Zeitaufwand pro Durchlauf schätzen
- Die Häufigkeit der Durchführung notieren
- Den Verantwortlichen zuordnen
- Eingangs- und Ausgangsinformationen identifizieren
Prozessschritte aufschlüsseln
Zerlegen Sie jeden Prozess in seine einzelnen Schritte. Nur auf Schrittebene lässt sich beurteilen, wo KI helfen kann. Ein Prozess kann 3 oder 30 Schritte haben – beides ist normal.
Aufgaben:
- Jeden Prozess in einzelne Arbeitsschritte aufteilen
- Art des Schritts bestimmen: manuell, digital, kommunikativ, kreativ, analytisch
- Input und Output pro Schritt definieren
- Abhängigkeiten zwischen Schritten kennzeichnen
- Engpässe und Wartezeiten markieren
Jeden Schritt mit der Checkliste bewerten
Führen Sie für jeden Prozessschritt die Checkliste durch. Die Fragen helfen systematisch zu entscheiden: streichen, delegieren an KI, KI-unterstützt oder manuell belassen.
Aufgaben:
- Checkliste pro Prozessschritt ausfüllen
- Ergebnis kategorisieren: eliminieren / vollständig KI / KI-unterstützt / manuell
- Quick Wins markieren (hoher Aufwand + gut für KI)
- Datenschutz- und Qualitätsrisiken notieren
- Einsparpotenzial in Stunden pro Monat schätzen
Priorisieren nach Impact und Aufwand
Nicht alles auf einmal. Sortieren Sie die Ergebnisse nach dem Verhältnis von Einsparpotenzial zu Einführungsaufwand. Beginnen Sie mit den Quick Wins.
Aufgaben:
- Impact-Effort-Matrix erstellen (hoch/niedrig)
- Top-5 Quick Wins definieren
- Abhängigkeiten und Reihenfolge festlegen
- Benötigte Tools und Lizenzen identifizieren
- Datenschutz-Freigaben klären
Pilotieren und testen
Setzen Sie die Top-Quick-Wins um. Testen Sie mit einem kleinen Team, messen Sie die Ergebnisse und sammeln Sie Feedback.
Aufgaben:
- Pilot-Team auswählen (2–5 Personen)
- KI-Tool für den Use Case auswählen und einrichten
- Klare Erfolgskriterien definieren (Zeitersparnis, Qualität, Zufriedenheit)
- Testphase durchführen (2–4 Wochen)
- Wöchentliche Feedback-Runden einplanen
Evaluieren und skalieren
Messen Sie die Ergebnisse, dokumentieren Sie Lessons Learned und entscheiden Sie, was auf weitere Teams ausgerollt wird.
Aufgaben:
- Vorher-Nachher-Vergleich erstellen (Zeit, Kosten, Qualität)
- Feedback des Teams auswerten
- Best Practices dokumentieren
- Nutzungsrichtlinien aus der Praxis ableiten
- Nächste Prozesse für die KI-Optimierung identifizieren
Checkliste pro Prozessschritt
Führen Sie diese Checkliste für jeden einzelnen Prozessschritt durch. Die Fragen führen Sie systematisch zur richtigen Einschätzung: eliminieren, an KI delegieren, KI-unterstützt oder manuell belassen.
ANotwendigkeit prüfen
Bevor Sie über KI nachdenken: Ist der Prozessschritt überhaupt noch nötig?
Ist dieser Prozessschritt für das Endergebnis erforderlich?
Manche Schritte existieren aus historischen Gründen. Wenn das Endergebnis ohne diesen Schritt gleich gut wäre, kann er entfallen.
Würde jemand diesen Schritt vermissen, wenn er morgen wegfiele?
Fragen Sie die Empfänger des Ergebnisses. Oft sind Berichte oder Abstimmungen gewachsen, aber niemand nutzt sie aktiv.
Gibt es eine gesetzliche oder regulatorische Pflicht für diesen Schritt?
Dokumentationspflichten, Compliance-Anforderungen oder vertragliche Vorgaben können einen Schritt zwingend machen.
Wie oft wird dieser Schritt pro Monat durchgeführt?
Häufigkeit bestimmt das Einsparpotenzial. Ein Schritt, der 50x/Monat anfällt, hat mehr Optimierungspotenzial als einer, der 2x/Jahr vorkommt.
BKI-Delegationspotenzial
Kann generative KI diesen Schritt vollständig übernehmen?
Handelt es sich primär um Textarbeit (schreiben, zusammenfassen, übersetzen, formulieren)?
Textbasierte Aufgaben sind die größte Stärke generativer KI. Hier ist das Delegationspotenzial am höchsten.
Folgt der Schritt einem wiederkehrenden Muster oder einer Vorlage?
Standardisierte Aufgaben (z. B. Angebotstexte, Statusberichte, Antwortmails) eignen sich besonders gut für KI.
Kann das Ergebnis ohne Fachwissen auf Korrektheit geprüft werden?
Wenn die Prüfung einfach ist, kann KI den Entwurf erstellen und ein Mensch prüft kurz. Wenn die Prüfung Expertenwissen erfordert, ist volle Delegation riskanter.
Ist die Fehlertoleranz hoch genug für eine KI-Erstellung?
Bei internen E-Mails ist ein kleiner Fehler akzeptabel. Bei Verträgen oder medizinischen Dokumenten nicht.
Enthält der Schritt personenbezogene oder vertrauliche Daten?
Bei personenbezogenen Daten ist die Tool-Wahl entscheidend (DSGVO). Bei Geschäftsgeheimnissen nur Enterprise-Tools nutzen.
CKI-Unterstützungspotenzial
Auch wenn KI den Schritt nicht vollständig übernehmen kann – kann sie unterstützen?
Kann KI einen ersten Entwurf liefern, den ein Mensch überarbeitet?
Das ist der häufigste und wertvollste KI-Einsatz: KI erstellt 80 %, der Mensch verfeinert die letzten 20 %.
Kann KI bei der Recherche oder Informationsbeschaffung helfen?
KI kann Informationen zusammentragen, vergleichen und aufbereiten – das spart oft die meiste Zeit.
Kann KI Daten analysieren oder Muster erkennen, die den Schritt beschleunigen?
Bei analytischen Aufgaben kann KI Trends, Ausreißer oder Zusammenhänge schneller finden als manuelle Auswertung.
Kann KI die Qualitätssicherung dieses Schritts übernehmen (Korrekturlesen, Plausibilitätsprüfung)?
Selbst wenn der Mensch den Schritt ausführt, kann KI als Qualitätskontrolle dienen.
Kann KI Vorlagen oder Templates für diesen Schritt erstellen?
Einmalige Template-Erstellung durch KI kann einen Prozessschritt dauerhaft vereinfachen.
Kann KI die Kommunikation in diesem Schritt übernehmen oder vorbereiten?
Antwort-Entwürfe, Statusupdates, Erinnerungen – KI kann Kommunikation beschleunigen und professionalisieren.
DAufwand und Wirtschaftlichkeit
Lohnt sich der KI-Einsatz bei diesem Schritt?
Wie viel Zeit kostet dieser Schritt aktuell pro Durchführung?
Schätzen Sie realistisch. Auch 10 Minuten pro Durchführung summieren sich bei täglicher Wiederholung zu über 3 Stunden pro Monat.
Wie viele Personen im Team führen diesen Schritt durch?
Die Gesamtersparnis multipliziert sich mit der Anzahl der Personen.
Wie hoch ist die aktuelle Fehlerquote bei diesem Schritt?
Fehler kosten nicht nur Zeit bei der Korrektur, sondern auch Reputation und Kundenzufriedenheit.
Wie schnell könnte ein KI-Tool für diesen Schritt eingeführt werden?
Manche Schritte brauchen nur ChatGPT + einen guten Prompt. Andere erfordern Tool-Integration, Schulung oder Datenschutz-Freigabe.
EGesamtbewertung
Fassen Sie Ihre Einschätzung zusammen.
Wie bewerten Sie das KI-Potenzial dieses Prozessschritts?
Basierend auf allen vorherigen Antworten: Wie vielversprechend ist der KI-Einsatz hier?
Priorität für die Umsetzung?
Berücksichtigen Sie Einsparpotenzial, Einführungsaufwand und strategische Bedeutung.
Entscheidungsmatrix: So lesen Sie Ihre Ergebnisse
Eliminieren
Der Schritt ist nicht erforderlich (A1 + A2 = Nein). Streichen Sie ihn – das ist die wirkungsvollste Optimierung.
Vollständig an KI delegieren
Textbasiert (B1 = Ja), musterbasiert (B2 = Ja), leicht prüfbar (B3 = Ja), hohe Fehlertoleranz (B4 = Hoch). KI erstellt, Mensch prüft kurz.
KI-unterstützt (Mensch + KI)
KI liefert Entwurf, Recherche oder Analyse (C1–C6 teilweise Ja). Der Mensch bleibt verantwortlich, aber wird deutlich schneller.
Manuell belassen
Niedrige Fehlertoleranz (B4 = Niedrig), sensible Daten (B5 = geschäftskritisch), kein KI-Vorteil erkennbar. Fokus auf andere Schritte.
Tipps für die erfolgreiche Durchführung
Für Teamleiter
- Planen Sie 2–3 Stunden für die Erstaufnahme ein
- Beziehen Sie das gesamte Team ein – jeder kennt seine Prozesse am besten
- Starten Sie mit den 5 zeitintensivsten Prozessen
- Dokumentieren Sie Ergebnisse für den Vergleich nach 3 Monaten
Für die Geschäftsleitung
- Geben Sie Teams Zeit und Raum für die Evaluation
- Schaffen Sie klare Datenschutz-Richtlinien als Rahmen
- Feiern Sie Quick Wins – sie motivieren für die nächsten Schritte
- Stellen Sie Budget für Enterprise-KI-Tools bereit
Nächste Schritte
Bereit für den Prozess-Check in Ihrem Unternehmen?
Wir begleiten Sie bei der Durchführung – von der Bestandsaufnahme bis zum ersten Pilotprojekt.